Về nguyên tắc xét duyệt hồ sơ:

1. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định.

2. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được gửi đến Sở Tư pháp trước ngày Sở Tư pháp ra quyết định thành lập Tổ công tác và xét duyệt hồ sơ.

3. Hồ sơ phải có tổng số điểm cao nhất và hạ thấp dần theo thứ tự cho đến khi hết chỉ tiêu số lượng cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

Tiêu chí chấm điểm: (1) Tổ chức nhân sự; (2) Trụ sở làm việc; (3) Điều kiện về an toàn giao thông và phòng chống cháy nổ; (4) Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin trong hành nghề công chứng của Văn phòng công chứng. Tổng số điểm của các tiêu chí là 100 điểm.

Cách thức chấm điểm: Điểm của từng hồ sơ được tính bằng điểm trung bình của các thành viên tham gia chấm điểm. Việc xét duyệt và chấm điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên của Tổ xét duyệt hồ sơ. Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt tổng số điểm từ 50 điểm trở lên và có tổng số điểm cao nhất trong số các hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trong 01 đơn vị hành chính (cấp huyện).

Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo các thứ tự ưu tiên sau đây: Hồ sơ có số điểm về tổ chức nhân sự cao hơn (số điểm về nhân sự ưu tiên theo thứ tự: Công chứng viên; chuyên viên nghiệp vụ, nhân viên lưu trữ); hồ sơ có số điểm cơ sở vật chất cao hơn. Căn cứ vào kết quả xét duyệt và số điểm của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình UBND tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành.

UBND tỉnh giao Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy định này. Quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị kịp thời báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Tư pháp) xem xét điều chỉnh, bổ sung theo quy định của pháp luật./.