Ngày 09 tháng 4 năm 2025, Bộ Tư pháp ban hành Công văn số 1866/BTP-PLHSHC về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ Tư pháp tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp.

Trong đó, đối với lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi, Bộ Tư pháp hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Đối với cấp tỉnh

- Về chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi:

+ Để bảo đảm việc nộp, tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến của người dân không bị gián đoạn, đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh; Sở Tư pháp rà soát, thống kê, kiểm soát các tài khoản của hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch đã được cấp cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã; tạo tài khoản mới phù hợp, khóa/xóa đối với những tài khoản của công chức làm công tác hộ tịch đã chuyển công tác hoặc thôi việc sau khi thực hiện sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính.

+ Sở Tư pháp cần chủ động rà soát, thống kê số lượng công chức làm công tác hộ tịch trên địa bàn; nghiên cứu, tham mưu Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bố trí nguồn lực phù hợp cho đơn vị cấp xã, bảo đảm việc tiếp nhận, thực hiện nhiệm vụ đăng ký, quản lý hộ tịch, nuôi con nuôi (tăng cường biên chế công chức tư pháp - hộ tịch, tương ứng là kinh phí, trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác đăng ký, quản lý hộ tịch); việc phân bổ cần dựa trên số lượng việc phát sinh thực tế của từng địa bàn để có cơ chế điều phối linh hoạt về nguồn lực cho các đơn vị phát sinh nhiều việc hộ tịch.

+ Đối với các hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi mà Ủy ban nhân dân cấp huyện đang giải quyết, nếu đến thời điểm chấm dứt hoạt động vẫn chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan cần giải quyết, thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm phân công Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người có yêu cầu tiếp tục giải quyết, bảo đảm không gián đoạn, không ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân. Trường hợp nội dung công việc, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi liên quan đến từ 02 đơn vị hành chính cấp xã trở lên hoặc có nội dung phức tạp thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao Sở Tư pháp tiếp tục giải quyết (trừ trường hợp các văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành mới có nội dung hướng dẫn khác).

- Về việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài: Các đơn vị cũ cần thống kê, sắp xếp và chuyển giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi đang lưu trữ cho đơn vị mới. Đơn vị mới tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ, hồ sơ đăng ký theo quy định. Tỉnh/thành phố mới có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết tiếp các hồ sơ đăng ký nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài do các đơn vị cũ đang thực hiện hoặc chưa thực hiện xong tính đến thời điểm triển khai mô hình tổ chức mới. Nếu đơn vị mới không thay đổi tên gọi thì sẽ tiếp tục sử dụng Sổ đăng ký nuôi con nuôi hiện có, không thay đổi số thứ tự đăng ký. Nếu đơn vị thay đổi tên gọi thì cần khóa Sổ đăng ký nuôi con nuôi cũ và mở Sổ đăng ký nuôi con nuôi mới.

2. Đối với cấp huyện: Về Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi, Ủy ban nhân dân cấp huyện chủ động kiểm tra, rà soát, thống kê Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi đang lưu giữ, thực hiện bàn giao cho Sở Tư pháp (toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ thời điểm chấm dứt hoạt động trở về trước) để lưu trữ; bảo đảm tại thời điểm bàn giao, Sổ, hồ sơ đăng ký đầy đủ thông tin theo đúng quy định pháp luật.

3. Đối với cấp xã

- Về trách nhiệm giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi: Đơn vị hành chính cấp xã mới có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết tiếp các hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi do các đơn vị hành chính cấp xã trước đây tiếp nhận, chưa giải quyết xong; tiếp nhận giải quyết hồ sơ do Ủy ban nhân dân cấp huyện xử lý mà đến thời điểm chấm dứt hoạt động vẫn chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

- Đối với nhiệm vụ trong lĩnh vực nuôi con nuôi thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định tại khoản 2 Điều 49 Luật Nuôi con nuôi (giải quyết các việc hộ tịch liên quan đến nuôi con nuôi; báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về tình hình giải quyết việc nuôi con nuôi và thực hiện pháp luật về nuôi con nuôi tại địa phương...) và nhiệm vụ xác nhận công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới đủ điều kiện nhận trẻ em của nước láng giềng cư trú ở khu vực biên giới làm con nuôi, ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi việc nuôi con nuôi đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước láng giềng quy định tại Điều 22 Nghị định số 19/2011/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 06/2025/NĐ-CP) thì chuyển Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện.

- Về việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi:

+ Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã sáp nhập vào một đơn vị hành chính cấp xã (thành lập đơn vị hành chính cấp xã mới nhưng không thay đổi tên gọi): Cấp xã mới cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký cho đơn vị mới để lưu trữ, khai thác, sử dụng. Đơn vị mới tiếp tục sử dụng Sổ đăng ký hiện có, không thay đổi số thứ tự đăng ký.

+ Trường hợp sáp nhập hai hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã để thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới, có tên gọi mới: Các đơn vị cấp xã được sáp nhập cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và chuyển giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký để lưu trữ tại đơn vị mới. Việc đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi tại đơn vị mới sẽ mở Sổ đăng ký mới, quyển số 01, ghi số thứ tự đăng ký từ số 01.

+ Trường hợp tách diện tích và nhân khẩu của một đơn vị hành chính cấp xã ra làm nhiều phần để sáp nhập vào các đơn vị hành chính cấp xã khác nhau (các đơn vị mới): Ủy ban nhân dân xã được tách thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng; thống kê, sắp xếp toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký để bàn giao, lưu trữ tại 01 đơn vị mới (theo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nên giao cho đơn vị có phần lớn diện tích, nhân khẩu của xã cũ nhập vào). Đơn vị nhận bàn giao Sổ, hồ sơ đăng ký có trách nhiệm sao (chứng thực) 01 bản Sổ đăng ký cho các đơn vị mới khác lưu, sử dụng làm căn cứ cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy chứng nhận nuôi con nuôi trong nước từ Sổ đăng ký tại đơn vị được tách trước đây và giải quyết các thủ tục hành chính khác khi người dân có yêu cầu.

- Về việc xác minh tình trạng hôn nhân: Trường hợp nhận được đề nghị xác minh tình trạng hôn nhân trong trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại cấp xã trước đây, đơn vị nhận bàn giao Sổ hộ tịch có trách nhiệm trả lời việc xác minh tình trạng hôn nhân.

Việc bàn giao, nhận bàn giao Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi phải được lập Biên bản bàn giao, có Danh mục thống kê chi tiết để lưu trữ tại cơ quan nhận bàn giao, nêu rõ trách nhiệm quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng; báo cáo cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp để quản lý, tổng hợp và công khai thông tin để người dân biết, liên hệ với cơ quan quản lý Sổ thực hiện thủ tục hành chính khi có nhu cầu.

Việc sắp xếp, kiện toàn cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch và bàn giao, nhận bàn giao Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi phải bảo đảm đúng thời hạn theo quy định pháp luật, không làm gián đoạn công việc, ảnh hưởng đến yêu cầu phục vụ người dân./.