Ngày 25/4/2019, Bộ Tư pháp có văn bản số 1437/BTP-CNTT gửi UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hướng dẫn việc số hóa sổ hộ tịch. Cùng với công văn này, Bộ Tư pháp cũng ban hành tài liệu “Hướng dẫn thực hiện việc số hóa sổ hộ tịch” hướng dẫn cụ thể các phương án và lộ trình (gồm 5 giai đoạn) thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch từ các sổ đăng ký hộ tịch giấy.

Trước mắt, việc số hóa số hộ tịch sẽ ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký trong 2 giai đoạn. Giai đoạn từ ngày 1.1.2016 đến thời điểm địa phương chính thức triển khai Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch) và giai đoạn từ năm 2006 đến hết năm 2015 (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). Đây là hai giai đoạn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện bài bản và sổ đăng ký hộ tịch được lưu trữ đầy đủ nhất. Với việc số hóa cơ sở dữ liệu hộ tịch, khi công dân có nhu cầu tra cứu thông tin hộ tịch chỉ cần khai thông tin về họ tên, năm sinh là công chức tư pháp - hộ tịch có thể tra cứu trên cơ sở dữ liệu hộ tịch một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Cũng theo nội dung văn bản của Bộ Tư pháp, sẽ có phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch lịch sử (giai đoạn từ năm 2006 đến năm 2015) theo quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP (gọi tắt là phần mềm 158). Đây là công cụ miễn phí, hỗ trợ các đơn vị tham gia số hóa dữ liệu hộ tịch điện tử trên toàn quốc có thể cập nhật, quản lý và khai thác dữ liệu hộ tịch đã được đăng ký theo các quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP một cách chủ động, dễ dàng và độc lập so với hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch. Từ đó, cho phép các đơn vị tham gia triển khai có thể sử dụng nhân sự cập nhật dữ liệu hoặc thuê dịch vụ số hóa dữ liệu một cách linh hoạt, hiệu quả, đồng thời, có thể giám sát việc cập nhật dữ liệu một cách dễ dàng.