Thời gian qua, qua theo dõi Sở Tư pháp nhận thấy lĩnh vực hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi trên địa bàn tỉnh, đã và đang dần triển khai có hiệu quả, thống nhất. Để tháo gỡ, giải quyết một số vẫn đề còn vướng mắc, bất cập, ngày 20/9/2022, Sở Tư pháp có văn bản số 1392/STP-HC&BTTP gửi Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố đề nghị chỉ đạo, quán triệt Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện một số nội dung.
Cụ thể, văn bản nêu rõ:
1. Hiện nay, tình trạng đề nghị hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi vượt cấp trên địa bàn tỉnh được diễn ra liên tục và thường xuyên. Theo đó, đa số các nội dung đề nghị hướng dẫn đều yêu cầu được hướng dẫn trực tiếp qua điện thoại và zalo, điều này vô hình chung mất đi chức năng quản lý nhà nước của Phòng Tư pháp cấp huyện trên địa bàn tỉnh. Việc đề nghị hướng dẫn đều là các nội dung đã có trong tài liệu hướng dẫn và được quy định cụ thể tại Luật và các văn bản có liên quan, ngoài ra Sở Tư pháp đã chuyển tất cả toàn bộ các văn bản hướng dẫn của cấp trên, cũng như tại tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ đã được cung cấp đến công chức tại Phòng Tư pháp và công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã.
Tuy nhiên, Sở Tư pháp vẫn phải thường xuyên tiếp nhận và trả lời các câu hỏi của công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã. Điều này, gây ảnh hưởng đến công tác chuyên môn của công chức tại Sở.
Do vậy, đề nghị quý Ủy ban quán triệt, chỉ đạo công chức tại Phòng Tư pháp và công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã tăng cường nghiên cứu các quy định của pháp luật cũng như các văn bản hướng dẫn của Sở Tư pháp đã triển khai và cung cấp để xử lý và triển khai thực hiện có hiệu quả. Không hỏi vượt cấp các nội dung đã được hướng dẫn cụ thể.
Đối với các nội dung chưa được quy định và chưa được hướng dẫn cụ thể đề nghị có ý kiến gửi về Phòng Tư pháp để hướng dẫn, thực hiện. Trưởng hợp Phòng Tư pháp không thể giải quyết được đề nghị tổng hợp, có văn bản đề nghị Sở hướng dẫn và xin ý kiến của cấp có thẩm quyền hướng dẫn thực hiện.
2. Cơ sở dữ liệu hộ tịch đang trong giai đoạn hoàn thiện vì phải kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, do vậy thường xuyên xảy ra tình trạng lỗi kết nối, lỗi hệ thống và việc cấp số định danh thường bị chậm. Đối với các lỗi này, Cục công nghệ thông tin – Bộ Tư pháp đã có hướng dẫn cách khắc phục và xử lý lỗi. Tuy nhiên, Sở Tư pháp vẫn thường xuyên nhận được điện thoại và phản ánh nhờ hỗ trợ xử lý.
Đối với nội dung lỗi hệ thống phần mềm hộ tịch phát sinh, chưa có hướng dẫn khắc phục, đề nghị quán triệt, chỉ đạo Phòng Tư pháp và công chức hộ tịch cấp xã phản ánh kịp thời để Sở Tư pháp phối hợp với Cục Công nghệ thông tin – Bộ Tư pháp xử lý và khắc phục kịp thời.
Sở Tư pháp sẽ không hướng dẫn đối với các lỗi đã được hướng dẫn xử lý theo các văn bản đã hướng dẫn của Cục Công nghệ thông tin – Bộ Tư pháp. Đề nghị Phòng Tư pháp tăng cường nghiên cứu, nâng cao chất lượng tham mưu và phối hợp xử lý với công chức hộ tịch cấp xã trên địa bàn quản lý theo đúng thẩm quyền, tránh để xảy ra tình trạng vượt cấp như thời gian vừa qua.