Đoàn kiểm tra do đồng chí Vương Văn Tuyên, Phó Giám đốc Sở Tư pháp làm Trưởng đoàn, các thành viên là lãnh đạo, chuyên viên phòng chuyên môn.
Qua kiểm tra, cho thấy về cơ bản UBND cấp huyện, cấp xã đã quan tâm, trang bị đầy đủ máy vi tính, máy in, có kết nối mạng Internet để kịp thời tiếp nhận và giải quyết hồ sơ yêu cầu đăng ký hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi. Việc triển khai ứng dụng phần mềm cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được thực hiện thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Về công tác chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo Nghị định số 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử đang từng bước triển khai và đã phát sinh hồ sơ thực tiễn theo yêu cầu của cá nhân. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ được triển khai đến cơ quan đăng ký hộ tịch cấp xã kịp thời, đầy đủ. Các địa phương đã xây dựng và thực hiện Kế hoạch hoạt động, kiểm tra hàng năm; việc bố trí kho lưu trữ riêng sổ hộ tịch và hồ sơ hộ tịch, hàng năm đều thực hiện các biện pháp phòng chống mối, mọt theo định kỳ... UBND cấp xã đều quan tâm đầu tư kệ hoặc tủ sắt, tủ nhôm để lưu trữ hồ sơ hộ tịch, sổ hộ tịch, theo dõi, kiểm tra nhắc nhở công chức hộ tịch thực hiện tốt công tác đăng ký hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi, giải quyết kịp thời nhu cầu của người dân, thời gian giải quyết thủ tục hành chính đúng hạn, thành phần hồ sơ đầy đủ theo quy định, chất lượng hoạt động đăng ký quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi tại địa phương ngày một nâng chất, hiệu quả, đi vào nề nếp, các đơn vị được kiểm tra nghiêm túc chuẩn bị báo cáo các nội dung kiểm tra theo kế hoạch đề ra… Việc thực hiện liên thông các thủ tục hành chính: khai sinh - bảo hiểm y tế - đăng ký thường trú được thực hiện có hiệu quả, kịp thời; tạo điều kiện cho người dân.
Quang cảnh buổi làm việc của Đoàn kiểm tra
Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại, hạn chế nhất định như việc lưu trữ hồ sơ, sổ hộ tịch tại một số xã chưa được thực hiện theo đúng quy định; sổ hộ tịch ghi thiếu nội dung đăng ký khai sinh, chưa thực hiện ghi vào sổ theo quy định chưa thực hiện theo sổ theo quy định... Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch tại một số xã chưa được lưu trữ đầy đủ; việc chứng thực hợp đồng, giao dịch không được thực hiện do công chức tư pháp mà được giao cho địa chính xã. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại địa bàn các xã được kiểm tra số hồ sơ phát sinh chưa nhiều, có xã không phát sinh hồ sơ nào. Kinh phí số hoá sổ hộ tịch chưa được bố trí quan tâm bố trí triển khai thực hiện đầy đủ, kịp thời. Đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch chưa được bố trí, sắp xếp đảm bảo theo đúng quy định…
Để công tác công tác tư pháp nói chung và công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi nói riêng đạt kết quả tốt hơn nữa trong thời gian tới, Đoàn kiểm tra đề nghị các địa phương triển khai một số giải pháp: Tiếp tục quan tâm, chỉ đạo sâu sát đến công tác tư pháp, nhất là công tác hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi; tiếp tục triển khai công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác này tại địa phương bằng nhiều hình thức phù hợp, nhằm nâng cao nhận thức của người dân về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi; đầu tư trang thiết bị, phương tiện làm việc nhằm tạo điều kiện cho công chức tư pháp hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Quan tâm, bố trí kinh phí để triển khai thực hiện số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn quản lý đảm bảo đúng tiến độ đề ra theo quy định; bố trí, sắp xếp đội ngũ công chức hộ tịch theo đúng quy định tại Điều 72 Luật Hộ tịch.
Cùng với đó, hàng năm tăng cường tổ chức kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất để kịp thời uốn nắn, chấn chỉnh những thiếu sót trong lĩnh vực hộ tịch; theo dõi, đôn đốc UBND cấp xã việc lưu trữ hồ sơ hộ tịch, ghi chép Sổ hộ tịch đầy đủ theo quy định về quản lý, sử dụng sổ hộ tịch và nuôi con nuôi theo quy định; thường xuyên nhắc nhở công chức tư pháp - hộ tịch trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch phải căn cứ vào văn bản pháp luật để tham mưu, xử lý, đặc biệt là quan tâm đến kỹ năng giao tiếp trong thực hiện công vụ để góp phần nâng cao chất lượng công tác đăng ký hộ tịch; chứng thực và nuôi con nuôi.
Ngoài ra, các địa phương cần thường xuyên kiểm tra và vận động nhân dân đi đăng ký kịp thời các sự kiện hộ tịch; tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành đúng quy định của pháp luật hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi; Kịp thời phản ánh các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện về Phòng Tư pháp để được hướng dẫn, giải đáp kịp thời; tránh hiểu nhầm, hiểu không đúng dẫn đến việc áp dụng sai quy định pháp luật./.