Để tổ chức các cuộc họp với Trung ương và giữa các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với các cơ quan, đơn vị cấp huyện, giữa các cơ quan cấp huyện với cơ quan cấp xã… nhằm bảo đảm thông tin được truyền đạt nhanh, chính xác, tiết kiệm chi phí, thời gian, góp phần tích cực vào việc đổi mới, nâng cao hiệu quả trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh, ngày 17/01/2020, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 02/2020/QĐ-UBND ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trên địa bàn tỉnh Kon Tum.
Theo đó, hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (HNTHTT) của tỉnh được sử dụng trong các cuộc họp thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu triệu tập của đơn vị tổ chức cuộc họp.
Các cuộc họp được tổ chức trên hệ thống HNTHTT của tỉnh bao gồm: Cuộc họp do Trung ương tổ chức mà cơ quan, đơn vị, địa phương ở tỉnh Kon Tum là điểm cầu cuối; Cuộc họp giữa các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với các cơ quan, đơn vị cấp huyện, cấp xã.
Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp có trách nhiệm phát hành văn bản triệu tập, giấy mời và các tài liệu cuộc họp đến các thành phần tham dự bằng văn bản (khuyến nghị sử dụng văn bản điện tử gửi qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của UBND tỉnh - VNPT Ioffice hoặc thư điện tử công vụ). Gửi thông báo bằng văn bản điện tử về kế hoạch tổ chức cuộc họp cho Văn phòng UBND tỉnh ít nhất 02 (hai)ngày trước khi tiến hành cuộc họp chính thức để phối hợp chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp, trừ trường hợp khẩn cấp, đột xuất; phối hợp Văn phòng UBND tỉnh để kiểm tra, vận hành thử hệ thống HNTHTT trước khi tổ chức cuộc họp và đảm bảo công tác tổ chức, vận hành hệ thống trong các cuộc họp chính thức.
Trong trường hợp cần tổ chức cuộc họp đột xuất, khẩn cấp (như bão lụt, thiên tai…) đơn vị chủ trì cuộc họp phải chủ động thông báo bằng điện thoại, fax, thư điện tử công vụ cho Văn phòng UBND tỉnh để kịp thời bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp. Đồng thời, đảm bảo kinh phí cho công tác phục vụ cuộc họp trực tuyến do đơn vị mình chủ trì tổ chức hoặc chủ trì tham mưu tổ chức.
Các đơn vị có lắp đặt điểm cầu cuối có trách nhiệm quản lý, bảo quản các thiết bị của hệ thống HNTHTTvà phải đảm bảo phòng họp, các thiết bị đáp ứng các quy định, yêu cầu theo tài liệu hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông; ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến, bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này; phối hợp kịp thời với điểm cầu chính trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra cuộc họp chính thức.
Bố trí cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành hệ thống thiết bị phục vụ cuộc họp (tối thiểu mỗi đơn vị có 01 cán bộ kỹ thuật). Cung cấp thông tin cán bộ kỹ thuật (họ tên, đơn vị, chức vụ, số điện thoại, email) về Văn phòng UBND tỉnh; tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác vận hành hệ thống HNTHTT; khi thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Văn phòng UBND tỉnh biết để thuận tiện cho việc liên lạc điều phối, hỗ trợ kỹ thuật từ điểm cầu chính.
Đồng thời, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp thực hiện việc kiểm tra vận hành thử hệ thống HNTHTT trước khi diễn ra cuộc họp chính thức và đảm bảo kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp chính thức; Phối hợp với doanh nghiệp viễn thông, chi nhánh điện tại địa bàn đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ hệ thống HNTHTT an toàn, thông suốt...