Ngày 03 tháng 6 năm 2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; trong đó quy định rõ xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Tại Nghị định này quy định, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam được thiết kế kiến trúc dữ liệu bảo đảm tuân thủ Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số.

Nguồn dữ liệu để xây dựng và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm: (i) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của các cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; (ii) Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số, dữ liệu được tạo lập từ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; (iii) Dữ liệu của tài liệu lưu trữ từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương quy định tại khoản 2 Điều 11 Luật Lưu trữ.

Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ thuộc cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam thông qua Nền tảng Lưu trữ số quốc gia.

Định kỳ 12 tháng các bộ, ngành, địa phương phải thực hiện việc cập nhập Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

Chủ quản cơ sở dữ liệu thiết lập công cụ, biện pháp để cập nhật, đồng bộ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam bảo đảm an toàn, bảo mật.

Cũng theo Nghị định này, Bộ Nội vụ là chủ quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, cơ quan khác ở trung ương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là chủ quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý.

Đơn vị quản lý, duy trì dữ liệu và vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số thực hiện nhiệm vụ quản lý, quản trị dữ liệu và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số; tham mưu, tổ chức thực thi, giám sát các chính sách, quy định, kiểm tra, giám sát dữ liệu; thực hiện quản trị dữ liệu, quản lý thiết kế và mô hình hóa dữ liệu; quản lý việc tích hợp và tương tác dữ liệu, quản lý chất lượng dữ liệu; an toàn dữ liệu; quản lý dữ liệu chủ của cơ sở dữ liệu...

Chủ quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đơn vị quản lý, duy trì dữ liệu và vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số và các cơ quan, tổ chức liên quan có trách nhiệm bảo đảm sự liên kết giữa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ với địa chỉ lưu trữ tài liệu lưu trữ gốc để tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân khai thác toàn văn tài liệu lưu trữ gốc.

Chủ quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có trách nhiệm đăng ký, cập nhật và báo cáo tình hình cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý vào Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam về Bộ Nội vụ trước ngày 15 tháng 12 hằng năm.

Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 21 tháng 7 năm 2025. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ hết hiệu lực kể từ ngày Nghị định 113/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành.

Trong thời hạn 36 tháng kể từ ngày Nghị định 113/2025/NĐ-CP có hiệu lực, cơ quan, tổ chức đã xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam phải cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu theo quy định tại Điều 3, Điều 4, Điều 5, Điều 6, Điều 7 Nghị định này./.