Công văn nêu rõ, để góp phần đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ về lý lịch tư pháp, giảm tải khối lượng công việc cho cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hướng dẫn nghiệp vụ một số nội dung trong công tác tra cứu xác minh thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp và công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, cụ thể như sau:
1. Về hồ sơ đề nghị tra cứu, xác minh để cấp Phiếu lý lịch tư pháp
Hiện nay, để gửi hồ sơ yêu cầu tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp qua Phần mềm hỗ trợ, tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp (theo Quy chế phối hợp số 02/QCPH-TTLLTPQG-C53 ngày 29/6/2018 về phối hợp tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp giữa Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Bộ Tư pháp và Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, Bộ Công an), Sở Tư pháp phải quét (scan) gửi kèm theo 3 loại giấy tờ như sau: (1) Phiếu xác minh thông tin lý lịch tư pháp; (2) Tờ khai yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp; (3) Giấy tờ tùy thân (căn cước công dân, chứng minh nhân dân, hộ chiếu). Tuy nhiên, sau khi rà soát, nội dung tại Phiếu xác minh thông tin lý lịch tư pháp đã số hóa đầy đủ thành bản điện tử (file excel) đáp ứng được việc tra cứu, xác minh của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ. Vì vậy, kể từ ngày nhận được công văn này, Sở Tư pháp có thể không phải quét (scan) bản giấy Phiếu xác minh thông tin lý lịch tư pháp gửi kèm theo hồ sơ yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp lên Phần mềm nêu trên.
2. Về phân quyền kiểm tra, phê duyệt thông tin lý lịch tư pháp được tạo lập tại Sở Tư pháp
Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 4 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 về việc hướng dẫn việc quản lý, sử dụng khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm “Phân cấp quyền tiếp nhận, kiểm tra, phân loại thông tin, lập Lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp, quyền khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp”; đồng thời người làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Thông tư số 06 nêu trên. Như vậy, trên cơ sở hoạt động cung cấp, tiếp nhận, xử lý thông tin lý lịch tư pháp được thực hiện trên Phần mềm Quản lý lý lịch tư pháp dùng chung với nhiều tính năng kiểm soát người dùng, Giám đốc Sở Tư pháp có thể phân quyền cho người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tự kiểm tra, phê duyệt thông tin đã được xử lý và chịutrách nhiệm về chất lượng của thông tin./.