Trình tự thực hiện:

Bước 1. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình các giấy tờ phục vụ cho yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc. Trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm bản sao có chứng thực giấy tờ theo quy định.

Bước 2. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì thụ lý và viết phiếu hẹn (nếu nộp trực tiếp). Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì hướng dẫn chỉnh sửa, bổ sung.

Bước 3. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trong trường hợp không tìm thấy sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức đang lưu trữ hồ sơ gốc có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Bước 4. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc nộp phí và nhận kết quả tại cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ (nếu nộp trực tiếp) hoặc qua bưu điện (nếu nộp qua bưu điện).

- Thời gian: Từ thứ 2 đến thứ 6 trong tuần (trừ các ngày nghỉ, lễ).

Cách thức thực hiện:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan, tổ chức lưu sổ gốc hoặc qua đường bưu điện.

Thành phần, số lượng hồ sơ:

a) Thành phần hồ sơ bao gồm:

- Trường hợp nộp trực tiếp thì xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

- Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng, phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, đơn vị cấp bản sao.

- Trường hợp người yêu cầu là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

b) Số lượng hồ sơ: Tùy theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.

Thời gian giải quyết:

- Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

- Trường hợp gửi qua đường bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

Đối tượng thực hiện:

Cá nhân, tổ chức

Cơ quan thực hiện:

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc.

Kết quả:

Bản sao được cấp từ sổ gốc

Phí:

Không

Tên mẫu đơn, tờ khai:

Không.

Yêu cầu, điều kiện:

Phải có sổ gốc

Cơ sở pháp lý:

- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ngày 16/02/2015 của Chính phủ.