Ngày 29 tháng 4 năm 2025, Sở Nội vụ ban hành Công văn số 1395/SNV-TTLTLS&DVVL về việc hướng dẫn thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong xác nhận khối lượng tài liệu; tổ chức nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Theo đó, thực hiện Chỉ thị số 09/CT-UBND ngày 18 tháng 4 năm 2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh Kon Tum; Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19 tháng 3 năm 2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị; Kế hoạch số 34/KH-SNV ngày 22 tháng 4 năm 2025 của Sở Nội vụ về triển khai, thực hiện Chỉ thị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; đồng thời, để triển khai thực hiện kịp thời, hiệu quả, đồng bộ đảm bảo quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy hành chính trên địa bàn tỉnh, Sở Nội vụ hướng dẫn thực hiện rà soát, thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong xác nhận khối lượng tài liệu, tổ chức nộp lưu hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có thời hạn bảo quản và tài liệu tồn đọng, tích đống vào Lưu trữ lịch sử; đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện một số nhiệm vụ, cụ thể như sau:

1. Yêu cầu chung

- Toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức (bao gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn…) phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

- Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng.

- Nghiêm cấm cơ quan, đơn vị, cá nhân không được chiếm giữ, chuyển giao, hủy tài liệu trái phép hoặc làm hư hỏng, thất lạc tài liệu.

- Việc bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định. Khi bàn giao phải lập biên bản giao nhận kèm danh mục tài liệu hoặc hồ sơ; thiết bị lưu trữ dữ liệu, tài liệu (nếu có) theo quy định tại Phụ lục V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

5. Bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh; các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã. Ưu tiên lựa chọn bố trí phòng, kho lưu trữ (tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp huyện hiện tại và Ủy ban nhân dân các xã hợp nhất được chọn làm trung tâm hành chính cấp xã mới khi hợp nhất) làm kho Lưu trữ cơ quan để tập kết bảo quản khối lượng tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh, có cặp, hộp, giá sắt sắp xếp cố định; bố trí đủ phòng, kho có diện tích chứa khối lượng tài liệu tồn đọng, tích đống của cấp huyện theo khảo sát.

2. Thống kê, phân loại hồ sơ, tài liệu: Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, thành phố chỉ đạo các phòng, ban, đơn vị; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn thực hiện rà soát, thống kê số lượng tài liệu theo từng loại hình cụ thể như sau:

- Đối với hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý

+ Hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn: Lập mục lục hồ sơ đầy đủ theo số lượng thực tế của hồ sơ, tài liệu đề nghị nộp lưu. Thống kê theo từng phòng, ban, đơn vị (lĩnh vực tài liệu) đã chỉnh lý.

+ Hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn từ 05 năm đến 70 năm: Lập mục lục hồ sơ đầy đủ theo số lượng thực tế của hồ sơ, tài liệu. Thống kê theo từng phòng, ban, đơn vị (lĩnh vực tài liệu) đã chỉnh lý. Thực hiện tập kết tại địa điểm tập trung do Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện bố trí phòng, kho bảo quản, đảm bảo việc bảo quản an toàn tài liệu và thuận lợi trong quá trình kiểm đếm, xác nhận bàn giao tài liệu.

- Đối với tài liệu tồn đọng, tích đống

+ Phòng Hành chính - Tổng hợp (hoặc Văn phòng sở) tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh; Phòng Nội vụ tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, thành phố chỉ đạo đến các xã, phường, thị trấn; các phòng, ban, đơn vị khẩn trương tổ chức rà soát, phân loại; loại ra những tài liệu không có giá trị để thực hiện quy trình tiêu hủy theo quy định; tập hợp toàn bộ tài liệu của phòng, ban, đơn vị.

+ Công chức, viên chức và bộ phận lưu trữ cơ quan, đơn vị thực hiện phân loại, thống kê sơ bộ đối với tài liệu tồn đọng tích đống, cụ thể như sau:

Bước 1: Hồ sơ, tài liệu của cơ quan được phân loại theo từng năm hành chính. Trong quá trình phân loại tài liệu, lựa chọn và loại ra những tài liệu hết giá trị, tài liệu không có giá trị (bản thảo, bản nháp, tài liệu trùng thừa, sách, báo, tạp chí, tài liệu tập huấn…) để thực hiện tiêu hủy theo đúng quy định.

Bước 2: Bó gói, đóng gói tài liệu và ghi rõ nội dung đã được phân loại theo từng bó/gói/hộp tài liệu; đánh số thứ tự của đơn vị bảo quản tài liệu (bó/gói/hộp tài liệu) từ 01 đến hết khối tài liệu và sắp xếp khoa học để dễ nhìn, dễ kiểm đếm (Ưu tiên dùng thùng tôn để đóng gói tài liệu).

Bước 3: Thống kê số lượng tài liệu đã được bó gói, đóng bao.

Bước 4: Tập kết tại địa điểm tập trung do Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện; Ủy ban nhân dân các xã phường, thị trấn bố trí phòng kho, bảo đảm bảo quản an toàn tài liệu đến khi xác nhận bàn giao tài liệu.

- Đối với hồ sơ, tài liệu về các công việc cá nhân đang quản lý

+ Đối với các công việc đã hoàn thành

Thực bó gói, đóng gói tài liệu và ghi rõ nội dung đã được phân loại theo từng bó/gói/hộp tài liệu; đánh số thứ tự của đơn vị bảo quản tài liệu (bó/gói/hộp tài liệu) từ 01 đến hết khối tài liệu và sắp xếp khoa học để dễ nhìn, dễ kiểm đếm (Ưu tiên dùng thùng tôn để đóng gói tài liệu). Nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Thống kê số lượng tài liệu đã được bó gói, đóng bao.

+ Đối với các công việc chưa hoàn thành: Đối với hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành (lập danh mục công việc chưa hoàn thành của từng cá nhân theo phụ lục V đính kèm; đầu mối phụ trách công tác văn thư - lưu trữ của từng cơ quan tổng hợp thành danh mục chung của cơ quan, đơn vị, tổ chức) tạm thời quản lý tại chỗ cho đến khi bàn giao cho cấp có thẩm quyền tiếp nhận quản lý.

- Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử: Sở Nội vụ sẽ có văn bản hướng dẫn thực hiện các thao tác thực hiện trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử bằng văn bản cụ thể.

- Hồ sơ, tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ MẬT: Thực hiện việc thống kê, quản lý để chuẩn bị bàn giao theo hướng dẫn của Công an tỉnh và đúng quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Quản lý và bàn giao hồ sơ, tài liệu

- Đối với các cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh: Thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 4026/SNV-HCTH ngày 25 tháng 12 năm 2024 của Sở Nội vụ về quản lý tài liệu lưu trữ, trong trường hợp khi cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể.

- Cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể: Thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 4026/SNV-HCTH ngày 25 tháng 12 năm 2024 của Sở Nội vụ về quản lý tài liệu lưu trữ, trong trường hợp khi cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể.

- Đối với đơn vị hành chính cấp huyện

+ Đối với hồ sơ, tài liệu vĩnh viễn đã chỉnh lý: Đề nghị Ủy ban nhân dân cấp huyện, thành phố trên cơ sở đã rà soát, thống kê khối tài liệu, khẩn trương phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử và Dịch vụ việc làm (Sở Nội vụ) thực hiện nộp lưu các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã chỉnh lý vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo định tại thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

+ Đối với hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn đã chỉnh lý: Đề nghị Ủy ban nhân dân cấp huyện, thành phố trên cơ sở đã rà soát, thống kê khối tài liệu phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử và Dịch vụ việc làm (Sở Nội vụ) để thực hiện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Hồ sơ, tài liệu phải được bảo quản trong hộp đựng tài liệu, dán nhãn hộp theo trật tự, có đầy đủ công cụ tra cứu.

+ Đối với tài liệu bó gói tồn đọng, tích đống: Đề nghị Ủy ban nhân dân cấp huyện, thành phố chỉ đạo các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý thống kê, đóng gói, niêm phong hồ sơ, tài liệu, tập kết nộp vào Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản).

+ Đối với đơn vị hành chính cấp xã: Tổ chức thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu giấy tập kết nộp vào Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản). Đối với hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành (lập danh mục công việc chưa hoàn thành của từng cơ quan, tổ chức) tạm thời quản lý tại chỗ cho đến khi bàn giao cho cấp có thẩm quyền tiếp nhận quản lý.

- Hồ sơ, tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ MẬT: Thống kê, sắp xếp, lập Danh mục tài liệu mật theo hướng dẫn của Công an tỉnh và theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước để bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền bảo quản, quản lý./.